SPLOŠNI POGOJI SODELOVANJA NA KONVENCIJI NA MEJI NEVIDNEGA 2019

Splošni pogoji sodelovanja na konvenciji Na meji nevidnega opredeljujejo razmerja med razstavljavcem in organizatorjem sejma. Skupaj z elektronskim prijavnim obrazcem za razstavljavce sestavljajo pogodbo o udeležbi na Na meji nevidnega (v nadaljevanju NMN). Splošni pogoji sodelovanja na konvenciji obsegajo:

1. Splošna določila

Splošni pogoji sodelovanja zavezujejo organizatorja Kulturno-umetniško društvo Šmaug (v nadaljevanju organizator) ter sodelujoče razstavljavce na konvenciji Na meji nevidnega 2019 (v nadaljevanju NMN). Elektronska prijavnica je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči za prireditev NMN. Sodelujoči na prireditvi jo izpolni in odda v navedenem prijavnem roku. Prijav s pridržki organizator ne bo upošteval.

Z oddajo elektronske prijave sodelujoči priznava in sprejema splošne pogoje sodelovanja. Organizator si pridržuje pravico do odločanja o sprejetju sodelujočega, njegovih produktov in storitev na prireditev.

Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po prijavnem roku. Pogodba se bo štela za sklenjeno, ko bo organizator potrdil prijavo ter sodelujoči nakazal znesek v višini vsaj 50% vrednosti razstavnega prostora kot ara. Ara se vračuna v ceno razstavnega prostora in se ob morebitnem preklicu prijave sodelujočemu ne vrača.

Cene, ki veljajo za prireditev in so navedene ob prijavi, so v evrih in vključujejo DDV.

2. Prijava na konvencijo

Prijava za sodelovanje na konvenciji mora biti posredovana izključno preko priloženega spletnega elektronskega obrazca. Po potrditvi prijave s strani organizatorja ima razstavljavec 15 dni časa za ugovor in za plačilo are ali celotnega zneska najema. Po tem roku in plačilu are ali celotnega zneska je pogodba med strankama dokončno sklenjena. Razstavljavec mora ob prijavi poslati promocijski material (fotografije in logotip razstavljavca, če ta obstaja, ter spremni tekst), ki je primeren za objavo v sejemskem predstavitveni brošuri in na spletni strani konvencije.

3. Uporaba in obdelava podatkov

Sodelujoči na prireditvi dovoljuje organizatorju obdelavo podatkov za potrebe prireditve. Organizator se zavezuje da bo podatke sodelujočega hranil in varoval v skladu z veljavnimi predpisi. Računi in vsa ostala dokumentacija v zvezi s sodelovanjem sodelujočega na prireditvi se hranijo pri organizatorju. Posredovane podatke o razstavljavcu lahko organizator uporabi za:

  • poslovanje s samim razstavljavcem;
  • pošiljanje ponudb in promocijskih sporočil samemu razstavljavcu v zvezi s prireditvijo po pošti, e-pošti ali prek telefona;
  • obveščanje in oglaševanje prireditve pred, med in po prireditvi;
  • statistično obdelavo podatkov;
  • Tržne raziskave in raziskave javnega mnenja;
  • oblikovanje in posodobitev podatkovnih baz organizatorja.

4. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu prireditve. Razstavljavci lahko ob prijavi izrazijo želje glede izbire lokacije na dogodku, vendar organizator ne zagotavlja, da bo te želje lahko upošteval. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu prireditve. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.

5. Odpoved prijave in pogodbe

Odpoved sodelovanja mora biti izvedena pisno (navadna ali elektronska pošta) iz česar je razviden datum podane odpovedi. Če sodelujoči to prijavo in pogodbo odpove, mora plačati:

  • 50 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to prijavo in pogodbo odpove več kot 30 dni pred začetkom prireditve;
  • 100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to prijavo in pogodbo odpove manj kot 30 dni pred začetkom prireditve.

Če se razstavljavec kljub prijavi iz kakršnegakoli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku.

6. Plačilo

Sodelujoči se obveže plačati sodelovanje na prireditvi (zakup razstavnega prostora, registracijsko takso in zakup dodatnih oblik promocije) po cenah, ki so dogovorjene in navedene v tej prijavi. Po potrjeni prijavi organizator sodelujočemu izstavi predračun, ki ga mora le-ta v celoti (celotni znesek) poravnati v roku, ki je na njem naveden. Plačilo predračuna je pogoj za sodelovanje na prireditvi. Organizator se zavezuje izstavljati račune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila lahko organizator zaračuna sodelujočemu zakonite zamudne obresti. Sodelujoči lahko ugovarja računu pisno v 8-ih dneh po izstavitvi računa. Če sodelujoči ugovarja samo na del računa, je nesporni del računa dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to prijavo.

7. Preklic dodelitve prostora

Organizator ima pravico, da zavrne oz. razveljavi prijavo in pogodbo v primerih:

  • če je bila prijavnica oddana po izteku prijavnega roka;
  • če razstavljalec ne poravna predračuna v roku, ki je določen s temi pogoji;
  • če je prijavitelj v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku;
  • če ima organizator do prijavitelja odprte terjatve od prejšnjih prireditev (velja za vse prireditve v domeni organizatorja);
  • če produkti in storitve, ki naj bi bili razstavljeni na prireditvi, ne ustrezajo temi prireditve;
  • če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 12) na zahtevo organizatorja.

8. Termin in kraj prireditve

Če se mora prireditev časovno premakniti, skrajšati ali podaljšati ter če se mora prostorsko premestiti, sodelujoči nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode.

9. Tehnični pogoji

Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora. Prostor za razstavljanje mora biti pripravljen v skladu z splošno varnostjo. Vse sporne elemente odstrani organizator po lastni presoji in na stroške razstavljavca (vem da je več o tem napisano v spodnjih členih, vendar se izgubi).

Organizator ne zagotavlja možnosti postavitve tehnično zelo zahtevnih stojnic. V izogib morebitnim težavam priporočamo, da se o postavitvi stojnice razstavljavec predhodno dogovori z organizatorjem.

Za razstavne prostore, ki so višji od 2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo biti posredovani organizatorju vsaj 20 dni pred pričetkom montaže.

Organizator se zavezuje da sodelujočemu zagotovi dostop do brezžične internetne povezave in priklop na električno omrežje. Za priklop (kabli) poskrbi razstavljavec sam. V primeru potrebe po večji moči električnega priključka mora razstavljavec organizatorja obvestiti vsaj 30 dni pred dogodkom. Priklop se bo razstavljavcu zaračunal po veljavnem ceniku ponudnika razstavnega prostora Gospodarsko razstavišče družba za organizacijo domačih in mednarodnih sejmov in razstav d.o.o.

10. Montaža, demontaža

Razstavljalec se zaveže da bo svojo stojnico postavil v predvidenem času montaže in jo pospravi v temu namenjenemu času demontaže. Montaža je možna dan pred dogodkom od 15 do 17 ure, ter na dan dogodka od 7 do 9 ure. Demontaža se izvede na dan dogodka med 19:30 in 21 uro.

Pri prekoračitvi termina za demontažo je organizator upravičen razstaviti razstavni prostor na stroške in tveganje razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnosti, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na sejmišču in z navodili organizatorja.

Upravljalec prostora Gospodarsko razstavišče d.o.o., v uporabo razstavljavcem predaja nepoškodovano opremo (stoli, mize, predelne stene, audio-vizualne naprave). V kolikor razstavljalec na njih opazili napako pred samim začetkom dogodka, na to opozori organizatorja, saj bo le-ta v nasprotnem primeru smatral da je poškodbo povzročil razstavljalec.

Razstavljavec je dolžan ločevati odpadke v za to namenjene zbiralnike. Razstavljavec pred zaključkom prireditve ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.

11. Jamstvo in zavarovanje

Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali katerega koli drugega vzroka. Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oz. njegovega izvajalca na razstavnem prostoru oz. sejmišču. Razstavljavec oz. njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.

Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem prostoru oz. sejmišču.

Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju sejmišča in parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.

Za pomanjkljive vpise v sejemski brošuri ni nobenega jamstva (npr. tiskarske napake, oblikovne napake, napačen prevod ali če vpisa ni itd.).

Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.

12. Predstavitev

Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer promocija, nagradna igra, lastno organiziran dogodek itd.) na razstavnem prostoru ali na odru (po predhodnem dogovoru) organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje 8 dni pred prireditvijo. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.

Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. Dovoljena glasnost v dvoranah med prireditvijo je 60 dB. Razstavljavec mora za lastne nastope sam urediti vse zahtevke iz naslova avtorskih pravic (SAZAS). Razstavljavec se zaveže poravnati vse zahtevke iz naslova nadomestil za uporabo avtorskopravno varovanih del, ki jih mora kot organizator prireditve skladno z veljavno zakonodajo (159. člen ZASP) plačevati kolektivnim organizacijam, delujočim na območju Republike Slovenije, za predvajanje žive glasbe (javni nastopi). V ta namen se najemnik zavezuje, da bo o uporabi varovanih del pravočasno, to je najmanj osem dni pred javnim nastopom, in skladno s predpisi obvestil pristojne kolektivne organizacije za uveljavljanje avtorskih in sorodnih pravic.

13. Dejavnost razstavljavca – dokumenti

Organizator ima pravico ob prijavi zahtevati od razstavljavca:

  • obrtno dovoljenje oz. registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti;
  • ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in predmeti splošne rabe ali gostinsko dejavnost.

Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavca na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov.

14. Fotografiranje in risanje

Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic.

15. Čiščenje razstavnega prostora

Organizator skrbi za čiščenje sejmišča in hodnikov v dvoranah. Čiščenje razstavnih prostorov je dolžnost vsakega razstavljavca, po naročilu pa ga na stroške razstavljavca lahko prevzame organizator oziroma njegov izvajalec. Razstavljavec je dolžan vse odpadke (steklo, embalaža, organski odpadki in papir) ustrezno ločevati v temu namenjene zbiralnike, ki se nahajajo v dvorani. V primeru, da razstavljavec odpadkov ustrezno ne loči, ga lahko organizator kaznuje in nanj prenese morebitne stroške dodatnega ločevanja ter inšpekcijskih sankcij. Odvoz smeti je organiziran s strani organizatorja.

16. Sodišče

Organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.

17. Opozorilo organizatorja

Vse sodelujoče prosimo, da se o izvajanju dogajanja, ki bi lahko oviralo ostale udeležence prireditve, posvetujejo z organizatorjem.